Учет денежных средств: остатки, задолженность, ликвидность (Монитор руководителя) Дата публикации 22.07.2016Использован релиз 1.6 Отвечаем на вопросы. Сколько денежных средств в организации? Как оценить нашу задолженность и сколько должны нам? Как оперативно провести анализ ликвидности? Учет денежных средств: остатки Кредиторская задолженность Дебиторская задолженность Оперативный анализ ликвидности Учет денежных средств: остатки Для оценки реальной платежеспособности организации, прежде всего, необходимо понимать, сколько денежных средств находится на счетах и в кассе организации. При этом не имеет значения величина "виртуальной" прибыли в Отчете о финансовых результатах, поскольку она не говорит о наличии денежных средств для выполнения обязательств. Наиболее важная оперативная информация о денежных средствах всегда доступна в отчете Монитор руководителя. Актуальность и достоверность этой информации напрямую зависит от оперативности ввода данных по банковским и кассовым операциям. Как только информация введена в программу, мы можем ее видеть в отчетах. Посмотрим отчет Монитор руководителя Основное меню: Начальная страница – Монитор руководителя Рис. 1 Если необходима более полная информация о том, как сформировался остаток, учтены ли все операции, нажимаем Подробнее и получаем развернутую информацию. Рис. 2 В нашем отчете на расчетном счете 884 000 руб., в кассе – 5 000 руб. Итого – 889 000 руб. Выяснив, сколько денежных средств в наличии, мы понимаем, что для полной оценки платежеспособности только этой информации недостаточно. Необходимо оценить величину денежных средств, сравнив с другими показателями. Начнем с того, что посмотрим величину нашей задолженности. Всю задолженность компании можно разделить на две части: первая – мы должны, вторая – нам должны. <<-вернуться в начало статьи Кредиторская задолженность Во-первых, оценим, сколько и кому мы должны. На вопрос, сколько мы должны, отвечает показатель кредиторская задолженность. Посмотрим на Монитор руководителя. Начальная страница – Монитор руководителя. Рис. 3 Нам доступна общая величина кредиторской задолженности ("мы должны") и задолженность в разрезе поставщиков. Монитор руководителя информирует нас, что величина общей задолженности перед поставщиками составляет 10 415 000 руб. Задолженность включает долг поставщику Федорову Виктору Борисовичу (ИП) на сумму 8 800 000 руб., ООО "Кедр" на сумму 1 590 000 руб. и ЧОП "Дозор" на сумму 25 000 руб. Если необходима более подробная информация, нажимаем Подробнее и получаем детальный отчет по расчетам с поставщиками. Рис. 4 Информация из отчета Расчеты с поставщиками для нас очень важна. Именно этот отчет показывает историю взаимоотношений с поставщиками, а также предоставляет информацию для принятия решений. Проводим анализ. Наш поставщик ИП Федоров Виктор Борисович отгрузил товар на сумму 9 800 000 руб. Мы совершили первый платеж (согласно договору) – 1 000 000 руб. Таким образом, наша задолженность перед поставщиком составляет 8 800 000 руб. У поставщика "Компьютерленд" мы закупили оборудование на сумму 300 000 руб. и полностью его оплатили. Задолженности нет. Поставщику ЧОП "Дозор" задолженность за предоставленные в прошлом месяце услуги составила 25 000 руб. Мы оплатили услуги за прошлый месяц. Подписали акт и получили счет за услуги в текущем месяце на сумму 25 000 руб. Услуги за текущий месяц не оплачены и образовали кредиторскую задолженность в размере 25 000 руб. ООО "Кедр" поставил нам товар на сумму 1 801 000 руб. Оплатили 211 000 руб. Итого наша задолженность перед ООО "Кедр" составляет 1 590 000 руб. Итоговая сумма задолженности поставщикам составляет 10 415 000 руб. Для получения более полной информации по поставщику мы можем сформировать отчет Расчеты с поставщиками по выбранному контрагенту в разрезе "документов движения". Сформируем отчет Расчеты с поставщиками по контрагенту ООО "Кедр". Справа добавляем строку "Документ расчетов" и ставим галочку. Ниже добавляем фильтр по контрагенту (рис.5). Рис. 5 Отчет показывает, что компания "Кедр" произвела две поставки продукции. Первая поставка 31.12.2014 на сумму 211 000 руб. Поставка была полностью оплачена 26.01.2015. Вторая поставка продукции на сумму 1 590 000 руб. была выполнена 12.01.2015. Поставка не оплачена и образует задолженность перед компанией "Кедр" на сумму 1 590 000 руб. На основании полученной информации делаем вывод о важности отслеживания сроков оплаты согласно договору, чтобы задолженность не была просроченной. Поэтому одной из составляющих Монитора руководителя в части кредиторской задолженности является величина просроченной кредиторской задолженности. Рис. 6 Монитор руководителя информирует об отсутствии у нас просроченной кредиторской задолженности. Каким образом появляется информация о просроченной задолженности. С одной стороны, оценивается дата образования кредиторской задолженности на основании расчетных документов (например, приходная накладная). С другой стороны, оценивается срок оплаты в заполненном в программе договоре с контрагентом. Сроки кредиторской задолженности по всем контрагентам доступны в отчете "Задолженность поставщикам по срокам долга". Меню функций: Закупки – Отчеты – Задолженность поставщикам по срокам. Рис. 7 Большая часть нашей задолженности в размере 8 825 000 руб. имеет срок менее 7 дней. Срок задолженности перед ООО "Кедр" в размере 1 590 000 руб. составляет не более 30 дней. Вся задолженность является краткосрочной. Срок образования кредиторской задолженности сравнивается с заполненным сроком в договоре с контрагентом. Рис. 8 Информация заполняется в договоре с контрагентом на закладке "Ценообразование". Поскольку контрагент может выступать и как поставщик, и как покупатель, сроки устанавливаются отдельно для поставщика, отдельно для покупателя. На рис. 8 мы видим договор с компанией "Кедр". Для расчетов с ней как поставщиком установлен срок 60 дней согласно договору. По истечении этого срока задолженность перед поставщиком будет просроченной. Для компании "Кедр" как для покупателя срок погашения задолженности по договору составляет 30 дней. Т.е. при покупке компанией "Кедр" нашей продукции срок оплаты согласно договору составляет 30 дней. После того как мы выяснили величину и сроки кредиторской задолженности по контрагентам, проводим дальнейший анализ. Оценим, какую величину задолженности мы можем оплатить. На вопрос, какую часть задолженности мы можем погасить нашими денежными средствами, отвечает показатель коэффициент абсолютной ликвидности. Рассчитываем его как отношение наших самых ликвидных активов (деньги в кассе и на расчетном счете = 889 000 руб.) к величине обязательств перед кредиторами (величина нашей кредиторской задолженности = 10 415 000 руб.). К абс.ликв. = 889 000/ 10 415 000 = 0,085 Рассчитываемый коэффициент равен 0,085. Чтобы лучше понять полученное значение, переведем его в проценты: 0,085*100 = 8,5%. То есть 8,5% всей нашей задолженности мы можем погасить прямо сейчас имеющейся наличностью в кассе и на расчетном счете. Рекомендуемое значение для этого показателя – более 0,2 (20%). Обратим внимание на слово "рекомендуемое". С одной стороны, чем больше коэффициент, тем меньше рискует компания при выполнении текущих обязательств. С другой стороны, тем больше средств не задействовано в развитии бизнеса. Другими словами, если коэффициент меньше рекомендуемого значения, опасно не выполнить обязательства. Если коэффициент больше – нецелесообразно для развития компании. Поскольку получившийся коэффициент абсолютной ликвидности меньше рекомендуемого значения, можно сделать вывод о низкой платежеспособности нашей компании. Но в чем причина финансовой опасности и действительно ли она существует? Для этого нам необходима дополнительная информация. Проводим дальнейший анализ денежных средств. <<-вернуться в начало статьи Дебиторская задолженность Пришло время оценить не только наши долги (кредиторская задолженность), но и задолженность нам. Величина дебиторской задолженности показывает, сколько нам должны. Посмотрим на Монитор руководителя. Начальная страница – Монитор руководителя Рис. 9 На Мониторе руководителя показана величина дебиторской задолженности, а также контрагента, который нам должен. Итак, общая задолженность нам составляет 15 000 000 руб. у покупателя "Мир мебели". Если мы хотим получить более подробную информацию по образованию этой задолженности, нажмем Подробнее. Для получения информации по документам добавляем строку "Документ расчетов". Рис. 10 Разворачиваем и оцениваем общую задолженность нам (дебиторская задолженность) в размере 15 000 000 руб. Из полученного отчета видно, что мы отгрузили покупателю "Мир мебели" товар на сумму 17 100 000 руб. Покупатель оплатил часть поставки в размере 2 100 000 руб. В итоге общая задолженность покупателя "Мир мебели" составляет 15 000 000 руб. Покупателю "Школьник" отгрузили товар на сумму 170 000 руб., весь товар был покупателем оплачен. Дебиторская задолженность не образовалась. Таким образом, общая дебиторская задолженность составляет 15 000 000 руб. Как и в кредиторской задолженности, очень важно постоянно контролировать сроки оплаты дебиторской задолженности и не доводить ее до просроченной, тем более безнадежной. На Мониторе руководителя мы видим, что просроченной дебиторской задолженности у нас нет. Рис. 11 Более полную информацию по срокам дебиторской задолженности можно получить в отчете "Задолженность покупателей по срокам долга". Меню функций: Продажи – Отчеты – Задолженность покупателей по срокам. Рис. 12 Из отчета видно, что задолженность покупателя краткосрочная и составляет менее семи дней. Посмотрим сроки оплаты в заполненном в программе договоре с "Мир мебели". Рис. 13 Срок оплаты покупателя задолженности составляет 30 дней, поэтому она не является просроченной. После 30 дней с момента образования (согласно Расходной накладной) она будет отображаться как просроченная. Если "Мир мебели" будет поставлять нам товар, то срок оплаты ему как поставщику будет составлять 40 дней. Теперь мы можем сделать более достоверный вывод о финансовом состоянии компании. Кроме показателя абсолютной ликвидности (0,085 или 8,5 % задолженности мы можем оплатить имеющимися денежными средствами), мы рассчитаем коэффициент срочной ликвидности. Коэффициент срочной ликвидности показывает, какую часть текущих обязательств компания способна погасить за счет наиболее ликвидных оборотных средств – денежных средств и краткосрочной дебиторской задолженности. Другими словами, этот показатель характеризует платежные возможности компании по погашению текущих обязательств при условии своевременного осуществления расчетов с дебиторами. Текущие ликвидные активы в нашей компании состоят из денежных средств на расчетном счете и в кассе в размере 889 000 руб. и краткосрочной дебиторской задолженности в размере 15 000 000 руб. Текущие (краткосрочные) обязательства компании показывает величина кредиторской задолженности и составляет 10 415 000 руб. К срочн.ликв. = (889 000 + 15 000 000) : 10 415 000 = 1,5 По международным стандартам уровень коэффициентов должен быть выше 1. В России его оптимальное значение определено как 0,7-0,8. Низкое значение коэффициента срочной ликвидности говорит о недостатке средств для погашения задолженности и необходимости увеличения собственных оборотных средств и привлечении долгосрочных кредитов и займов. С другой стороны, значение более 3 может свидетельствовать о нерациональной структуре капитала компании. Причинами могут быть медленная оборачиваемость средств (большие запасы товаров или материальных ресурсов) либо большая дебиторская задолженность (в данном случае особое внимание следует уделить соблюдению сроков погашения дебиторской задолженности). Теперь мы видим, что состояние нашей компании достаточно устойчивое. Величина ликвидных активов (889 000 + 15 000 000 = 15 889 000 руб.) в полтора раза больше текущих обязательств перед поставщиками. Так как у нас достаточно большая величина денежных средств находится в дебиторской задолженности, то основной риск компании – в нарушении сроков ее погашения. Следовательно, первостепенная задача нашей компании состоит в тщательном отслеживании сроков погашения нашими покупателями задолженности за приобретенный товар. После получения информации о дебиторской задолженности становится более понятной и величина кредиторской задолженности. Сравним две задолженности: ДЗ (нам должны) : КЗ (мы должны). В нашем примере 15 000 000/ 10 415 000 = 1,44 На настоящий момент у нас идеальное соотношение задолженностей. Почему? Потому что задолженность нам полностью покрывает сумму, которую должны мы. Кроме того, мы получим дополнительные поступления, покрывающие задолженность. Ситуация становится более понятной. Мы закупили товар, заплатив аванс поставщику. Закупленный товар отгрузили покупателю, получив аванс. Сейчас очень важно получить вовремя оплату покупателя, избежать ситуации просроченной дебиторской задолженности и в срок оплатить поставщику. Для этого постоянно отслеживаем отчеты с задолженностью покупателей и поставщиков по срокам долга. <<-вернуться в начало статьи Оперативный анализ ликвидности Подведем итоги. Поскольку наличие денежных средств – это самое важное для выживания организации, нам необходима оперативная и достоверная информация для принятия решений каждый день. Такая информация содержится в отчете Монитор руководителя. Мы получили информацию о сумме на расчетном счете и в кассе (884 000 руб. и 5 000 руб.). Рядом с величиной денежных средств – менее ликвидные наши деньги – дебиторская задолженность (сколько нам должны 15 000 000 руб.). Также мы оценили и наш долг перед поставщиками – кредиторскую задолженность (мы должны 10 415 000 руб.). Для оценки нашей платежеспособности мы рассчитали коэффициент абсолютной ликвидности. Рассчитанное значение коэффициента абсолютной ликвидности (0,085) говорит о том, что мы можем оплатить 8,5% всех наших обязательств перед кредиторами имеющимися денежными средствами. Полученное значение меньше рекомендуемого значения (К абс.ликв > 2). Значение коэффициента абсолютной ликвидности говорит о существующей финансовой опасности в виде угрозы неисполнения текущих обязательств. Для понимания нашего финансового состояния мы рассчитали коэффициент срочной ликвидности. Полученное значение коэффициента 1,5 больше рекомендуемого значения 1. На основании этой информации мы сделали вывод о ликвидности компании. Величина имеющихся ликвидных активов в полтора раза больше текущих обязательств перед поставщиками. У компании на сегодняшний момент устойчивое финансовое положение и высокая ликвидность. Мы признали существование риска в большой величине дебиторской задолженности и компенсируем его тщательным отслеживанием сроков ее погашения. Информация о текущем состоянии денежных средств очень важна, но ее недостаточно. Приступаем к дальнейшей оценке наших денежных средств. Необходимо посмотреть, откуда мы получили деньги и кому мы выплатили. <<-вернуться в начало статьи